Kaupunki pyytää tapahtumien järjestäjiä ja kuntalaisia toimittamaan Harjavalta 150 -juhlavuoden tilaisuuksista sekä tuotoksista taltioimiaan materiaaleja sähköpostiosoitteeseen harjavalta150@harjavalta.fi.

Sähköpostin lähetyksen yhteydessä oikeudet tallenteisiin ja kuvamateriaaleihin siirtyvät Harjavallan kaupungille. Kuvissa on oltava julkaisulupa.

Sähköinen materiaali moderoidaan ja tallennetaan sitä mukaa, kuin sitä  toimitetaan. Juhlavuoden päätyttyä materiaalit tallennetaan myös CD- ja/tai DVD-levyille.